Đơn hàng hoàn là một tình huống quen thuộc đối với Nhà bán hàng Online. Khi phát sinh đơn hàng hoàn, Chủ shop nên kiểm tra tình trạng kiện hàng và đối chiếu với quá trình đóng gói ban đầu.
Đặc biệt, khi phát hiện thiếu hàng, tráo hàng hoặc sản phẩm có dấu hiệu bất thường, việc có video ghi nhận trước và sau khi giao hàng sẽ giúp Shop có thêm cơ sở khi làm việc với sàn hoặc đơn vị vận chuyển. Một số nền tảng cũng yêu cầu người bán cung cấp hình ảnh/video làm bằng chứng khi xử lý yêu cầu trả hàng, hoàn tiền.
Dưới đây là quy trình Shop có thể áp dụng cùng EcoTrack.
Bước 1: Nhận thông tin đơn hoàn và kiểm tra video đóng gói
Ngay khi nhận được thông tin đơn hàng được chuyển hoàn từ sàn hoặc đơn vị vận chuyển, Chủ shop xác định mã đơn hàng, tìm kiếm video đóng gói trên Ecotrack xem lại khâu đóng gói sản phẩm đúng với đơn hàng khách đã đặt.
Chủ shop liên hệ Người mua để tìm hiểu lý do trả/hoàn hàng có thể:
Người mua không ưng ý với chất lượng sản phẩm
Người mua nhận sản phẩm bị lỗi trong quá trình vận chuyển
Shipper không liên hệ Người mua, chủ động hoàn hàng
...
Bước 2: Nhận và kiểm tra sơ bộ kiện hàng hoàn
Nếu Chủ shop chưa nhận được phản hồi từ Người mua, khi shipper giao kiện hàng hoàn về, Chủ shop cần kiểm tra sơ bộ tình trạng bên ngoài của kiện hàng :
Tình trạng vỏ hộp/túi.
Băng keo và các vị trí niêm phong.
Dấu hiệu rách, mở hoặc thay đổi bao bì.
Thông tin mã vận đơn.
Tình trạng bất thường của kiện hàng.
Tiếp theo, Chủ shop thực hiện ghi hình quá trình mở kiện.
Bước 3: Quay video mở đơn hàng hoàn trên EcoTrack
Chủ shop thực hiện quay video toàn bộ quá trình mở kiện hàng hoàn trên EcoTrack, từ khi bắt đầu đến khi kiểm tra đầy đủ sản phẩm bên trong.
Video nên ghi nhận rõ:
Ngày, giờ và địa điểm quay.
Mã đơn hàng/mã vận đơn.
Tình trạng bên ngoài kiện hàng.
Tình trạng niêm phong.
Quá trình mở kiện.
Toàn bộ sản phẩm bên trong.
Số lượng, mẫu mã, tem mác và tình trạng sản phẩm.
Việc kiểm tra tình trạng kiện hàng hoàn khi nhận về cũng được các hướng dẫn của sàn nhấn mạn, khuyến nghị người bán kiểm tra kỹ ngoại quan và quay video toàn bộ quá trình mở hàng để làm bằng chứng nếu sản phẩm hoàn về có vấn đề.
Bước 4: So sánh video đóng hàng và video mở hàng hoàn
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, Chủ shop so sánh 2 video:
Nếu phát hiện sự khác biệt, Chủ shop có thể sử dụng tính năng Ghép video Khiếu nại trên EcoTrack để tạo thành video khiếu nại hoàn chỉnh.
Video này có thể được sử dụng làm bằng chứng để Shop gửi yêu cầu hỗ trợ/khiếu nại tới sàn hoặc đơn vị vận chuyển, tùy theo quy trình và yêu cầu bằng chứng của từng bên. Việc sàn xem xét hình ảnh/video và các bằng chứng liên quan là một phần trong quy trình xử lý trả hàng/hoàn tiền.
Để nhận tư vấn chi tiết về Ứng dụng Ecotrack, Chủ shop liên hệ qua
Hotline: 0397 588 699.